WhatsApp Diensthandy - DSGVO und Datenschutz

Jeder Nutzer von Whatsapp stimmt nämlich selbst der Whatsapp-Datenschutzrichtlinie zu. Diese enthält unter anderem die Angabe, dass „[Whatsapp] von anderen über dich bereitgestellte Informationen [sammelt]“. Zu Deutsch: Wer Whatsapp nutzt, ist damit einverstanden, dass andere Whatsapp-Nutzer die eigenen Daten an Whatsapp weitergeben. In dieser Konstellation braucht sich ein Unternehmer keine Sorgen machen, auf die Zustimmung kommt es, wie gesagt, nicht an.

Anders sieht es aus, wenn ein Kunde selbst kein Whatsapp nutzt. Hier hat er nicht pauschal zugestimmt, dass seine Nummer auch von anderen Personen auf den Whatsapp-Servern übertragen werden darf. Dieser Kunde muss dem Vorgang also in jedem Fall zustimmen.
Wie die Medien berichten, ist dies aus Sicht von Continental im Alltag aber „nicht ausreichend zuverlässig und damit praktisch untauglich“. Das ist nachvollziehbar: Im Geschäftsalltag wird es kaum möglich sein, immer, wenn eine Kundennummer in das Diensthandy gespeist wird, eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen und nachzuweisen. Noch weniger wird es möglich sein, Kunden danach zu unterscheiden, ob sie Whatsapp nutzen oder nicht.

Der Schluss, den Continental aus diesem Rechtsproblem geschlossen hat, ist also nachvollziehbar. Wer auf Nummer sicher gehen will, löscht WhatsApp von allen Diensthandys oder führt WhatsApp-freie Zweit-Smartphones ein. Es gibt aber auch rechtssichere Alternativen zum Totalverzicht oder der kostenintensiven Anschaffung weiterer Diensthandys:

Die Lösung für IT-Kenner: Auf dem Smartphone lassen sich sogenannte Exchange-Container einrichten. Der Grundgedanke: Es wird eine virtuelle Trennwand errichtet. Speichert der Nutzer Whatsapp auf der einen Seite der Trennwand und platziert alle Kontaktdaten auf der anderen Seite, kann Whatsapp nicht mehr darauf zugreifen. Es wird nicht gegen die Regeln des Datenschutzes verstoßen. Eine Variante dieser Lösung sind sogenannte Mobile Device Management-Systeme (MDM) oder das Enterprise Mobility Management (EMM). Diese Anwendungen teilen ein beruflich genutztes Privatsmartphone in zwei Zonen auf: in eine berufliche und eine private Sphäre. Das Manko dieser Lösung liegt darin, dass Kontakte manuell eingepflegt werden müssen. Außerdem ist es aus unternehmerischer Sicht schwierig, zu überwachen, ob wirklich jeder Mitarbeiter die Trennwand an der richtigen Stelle zieht.

Wer WhatsApp nutzt, kann – abgesehen von obiger Lösung - nicht verhindern, dass die App auf das Adressbuch zugreift. Der Umkehrschluss: Was gar nicht im Adressbuch steht, kann auch nicht auf die Server übertragen werden. Daher besteht eine mögliche Lösung des Datenschutz-Problems darin, Handynummern von Kunden anderorts zu speichern – etwa im E-Mail-System. Im lokalen Adressbuch werden hingegen nur die Telefonnummern, nicht aber die dazugehörigen Namen, gespeichert. Das klingt zwar unpraktisch, ist aber immer noch komfortabler als vollständig auf den Messenger zu verzichten.

Letztlich besteht auch die Möglichkeit, Kunden um eine Einwilligung für die Whatsapp-Nutzung zu bitten. Das ist zwangsläufig mit einer Menge Papierkram verbunden. Denn nur eine schriftliche Einwilligung ist auch nachweisbar. Allerdings kann auf diesem Weg Whatsapp ohne rechtliche Probleme weiterhin genutzt werden. Voraussetzung ist natürlich, dass diese Praxis gewissenhaft und ohne Ausnahmen durchgeführt wird.

Voraussetzungen einer wirksamen Einwilligung

Eine solche Einwilligung muss gewisse Kriterien erfüllen, um wirksam und rechtlich wasserdicht zu sein:

1. In verständlicher, leicht zugänglicher Form und in einer klaren und einfachen Sprache – So muss der Text eines Einwilligungsschreibens gestaltet sein. Die Idee dahinter: Nur wer versteht, um was es wirklich geht, kann einer Sache zustimmen. So sollte der Unternehmer einerseits klar seinen Namen und die Adresse aufführen und andererseits auch über den Zweck der Datenverarbeitung aufklären. In diesem Fall ist das die Weitergabe der Telefonnummer und des Namens des Betroffenen an das Unternehmen Whatsapp. Es empfiehlt sich die Geschäftsanschrift des Unternehmens Whatsapp aufzuführen. Zusätzlich sollte angegeben werden, dass Whatsapp diese Daten gemäß seinen Nutzungsbedingungen auch mit anderen Unternehmen des Facebook-Konzerns teilt.
2. Diese Zustimmung muss zudem „freiwillig“ erteilt werden. Das bedeutet, dass der Kunde eine echte Wahlentscheidung haben muss. Kann der Kunde einem Vertrag etwa nur abschließen, wenn er gleichzeitig der Whatsapp-Nutzung zustimmt, sieht das Gesetz dies nicht als „freiwillig“ an. Praktisch empfiehlt es sich, Kästchen zum Ankreuzen zu verwenden.
3. Ist die Einwilligung überhaupt nicht nötig, weil eine Whatsapp-Nutzung in Bezug auf den Kunden nicht in Frage kommt, darf sie auch nicht eingeholt werden.
4. Außerdem muss dem Kunden klar gemacht werden, dass er die Zustimmung jederzeit, formfrei und kostenlos widerrufen kann. 

Jede dieser Möglichkeiten hat Vor- und Nachteile. Welche davon die beste Variante für ein Unternehmen ist, hängt auch von internen Geschäftsabläufen ab. Fest steht: Wer Whatsapp in gewohnter Form weiternutzt, verstößt gegen Datenschutzrecht und riskiert Ärger zu bekommen mit den Datenschutzbehörden.