Datenschutzerklärung für die Website
hierauf müssen Websitebetreiber achten

Im Netz finden sich Datenschutz-Generatoren - teils kostenlos - die eine rechtssichere Datenschutzerklärung versprechen. In vielen Fällen stimmt das auch. Aber: Der Teufel steckt im Detail. Generische Datenschutzinformationen (z.B.  die mittels eines sog. Datenschutz-Generators erstellt werden) sollten daher sicherheitshalber überprüft werden, um zu gewährleisten, dass sämtliche Datenverarbeitungsvorgänge beschrieben sind.

Viele Websitebetreiber wissen oft gar nicht, welche Einstellungen sie vornehmen müssen. Sie haben keine Ahnung, was genau auf ihrer Webseite passiert oder ob die verwendeten Tools personenbezogene Daten verarbeiten oder nicht.

Diese Unwissenheit hat zur Folge, dass fehlerhafte Datenschutzerklärungen erstellt und verwendet werden, was zu Abmahnungen und Bußgeldern führen kann.

Dies stellt ein potenzielles Haftungsrisiko dar. Dieses kann minimiert werden, indem die jeweilige Datenschutzerklärung, insbesondere bei umfangreichen Datenschutzverarbeitungen, mithilfe von professioneller Beratung individuell erstellt wird oder die Erstellung der Datenschutzerklärung mittels eines Datenschutz-Generators durch einen Anwalt begleitet wird. Hier kann ein im Online-Marketing Recht und Datenschutzrecht erfahrener Anwalt helfen, die Datenschutzerklärung auf Ihre Bedürfnisse entsprechend anzupassen. Hierbei unterstützen wir Sie gerne.

Die Datenschutzerklärung muss transparent, übersichtlich und klar formuliert sein. Dies bedeutet insbesondere: Richtet sich die Website an deutsche Nutzer, so muss die Datenschutzerklärung auch in deutscher Sprache verfasst sein.

Die Datenschutzerklärung sollte auch benutzerfreundlich designt sein: Ggf. kann es sich bei umfangreichen Datenverarbeitungsvorgängen anbieten, ein Drop-Down Menü zu implementieren, über dies der Besucher direkt die relevanten Informationen findet. Werden z.B. viele Tracking Tools oder Social Plug-ins (z.B. Facebook Like Button) eingesetzt, so bietet es sich eventuell an, innerhalb der Datenschutzerklärung eine Verlinkung zu einer separaten Tracking, Cookie oder Social Media Information zu hinterlegen, um eine Überfrachtung der Datenschutzerklärung zu vermeiden.

Bitte beachten: Die Datenschutzerklärung muss angepasst werden, wenn sich Verarbeitungsvorgänge ändern. Dies ist z.B. der Fall, wenn neue Tools eingebunden werden oder die Daten an neue Empfänger weitergegeben werden sollen. Auch bei einer geänderten Rechtslage sind ggf. Änderungen vorzunehmen. So ist es z.B. im Fall eines Drittlandtransfers in die USA bisher möglich gewesen, den Transfer u.a. auf das Privacy Shield Abkommen zu stützen. Der EuGH hat dies aber nun für ungültig erklärt (Az. C-311/18, „Schrems II“), sodass einerseits der US-Transfer nun auf eine gültige Rechtsgrundlage gestützt werden muss (z.B. Standardvertragsklauseln oder Binding Corporate Rules), andererseits dies auch in der Datenschutzerklärung angepasst werden muss.

Im Hinblick darauf, dass die Datenschutzerklärung für den Besucher einfach aufzufinden sein muss  (d.h. nach der „2-Klick-Regel“ sollte die Datenschutzerklärung innerhalb von 2 Klicks zu erreichen sein), entscheiden sich die meisten Websitebetreiber dazu, die Datenschutzerklärung direkt auf der Homepage unter einem eindeutigen Linktext (z.B. „Datenschutz“) zu verlinken. Wichtig: Die Datenschutzerklärung muss separat verlinkt werden und darf z.B. nicht einfach in den Punkt „Impressum“ eingefügt werden.

Häufig betreiben Unternehmen auch Unternehmensseiten in den sozialen Netzwerken. Hierbei werden oftmals durch die Seitenbetreiber auch personenbezogene Daten der Follower verarbeitet, z.B. bei Kommentaren, Videos und Bildern. Hierüber müssen die betroffenen Personen dann auch informiert werden. Darüber hinaus haben der EuGH und der BGH entschieden, dass der Fanpage / Account-Betreiber und die Social Media Plattform gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich sind, die über die „Fanpage“ erhoben werden.

Daher benötigt jedes Unternehmen, Verein, Verband, Freiberufler, Kleinunternehmer, etc., die einen Social Media Seite / Profil betreiben, eine Datenschutzerklärung.

Es bietet sich daher an, auf den jeweiligen Profilen einen (als solchen gekennzeichneten) Link zu der Datenschutzerklärung für Social Media Auftritte zu hinterlegen, über den der Nutzer dann auf diese Daten weitergeleitet wird, z.B. auf der Website des Unternehmens. Die Datenschutzerklärung muss dann entsprechend der Artikel 13,14 DSGVO auch alle gesetzlich erforderlichen Informationen erhalten. Da die Daten in der Regel nicht nur vom Seitenbetreiber, sondern ggf. auch vom sozialen Netzwerk (z.B. Facebook) verarbeitet werden, sind hier ggf. auch der Abschluss von Datenschutzvereinbarungen (bspw. Joint Controller Vertrag – Gemeinsame Verantwortlichkeit Art. 26 DSGVO) mit dem jeweiligen Netzwerkbetreiber erforderlich.

Im Falle eines Verstoßes gegen die Informationspflicht drohen insbesondere die folgenden Konsequenzen:

Hinweis: Die genannten Sanktionen machen deutlich, dass die Datenschutzerklärung als „Aushängeschild“ des Websitebetreibers einen großen Anteil hat, welchen Eindruck der Websitebesucher von der Datenschutzkonformität des Betreibers gewinnt. Dies kann insbesondere bei Unternehmen, die eine große Anzahl von Kundendaten verarbeiten, von herausragender Bedeutung für den geschäftlichen Erfolg sein. Denn immer mehr Verbraucher sind nach Datenschutzskandalen der jüngsten Zeit (z.B. H&M, Marriott) für die Thematik sensibilisiert worden und informieren sich genau. Eine gut aufgestellte Datenschutzdokumentation kann daher für ein Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen.