Social Media Account für das eigene Unternehmen erstellen
Worauf muss man achten? Welche Fehler sind zu vermeiden?

Ein Unternehmen hat keinen Zugang mehr zu seinem Social Media Account. Auch die Social Media Plattform verweigert dem Unternehmen den Zugang. Warum passiert das immer wieder? Wieso dieser Fehler schon bei der Erstellung des Social Media Accounts entsteht und worauf man bei der Erstellung und vor allem auch bei der Administration seines Social Media Accounts achten muss, das erkläre ich euch in diesem Beitrag.

Social-Media-Plattformen, die von ihrer Grundkonzeption her ursprünglich auf Privatpersonen zugeschnitten sind, verlangen regelmäßig auch für die Einrichtung eines Unternehmensaccounts ein persönliches Profil, das auf dem Vertragsschluss eines einzelnen Nutzers mit der Plattform beruht.
Der vermeintlich einfachste Weg für Unternehmen, der leider immer noch viel zu häufig gewählt wird, ist es daher, einfach einen Mitarbeiter mit der Erstellung und Pflege des Social Media Auftritts unter Nutzung seines privaten Accounts zu beauftragen.
Geschieht dies ohne richtiges Sicherheitskonzept und vor allem ohne Regelung, wie die Administration aussehen soll, kann es passieren, dass das Unternehmen später den Zugriff auf „seinen“ Social Media Account verliert, weil dieser von der Plattform verweigert wird. Die Begründung lautet dann meist in etwa: „Aus Datenschutzgründen können wir Ihnen keinen Zugang gewähren, da Sie nicht Eigentümerin dieses Accounts sind“.

Die Inhaberschaft von Social-Media-Kanälen ist an den Vertragsschluss geknüpft. Inhaber - auch eines Unternehmensaccounts - ist daher grundsätzlich der Mitarbeiter, der diesen mit seinem privaten Account angelegt hat. Durch die Vorgaben der Plattform entsteht eine Verknüpfung zwischen dem Unternehmensaccount und dem privaten Account des Erstellers. Diese für Unternehmen teilweise ungünstige Rechtslage, wie sie sich aus den AGB der meisten Plattformen ergibt, wird von den Gerichten gebilligt (zuletzt z.B. wieder LG Köln, Beschluss vom 25.10.2021 - 28 O 363/21).

Da man sich bei der Registrierung des Accounts nicht weiter verifizieren muss, sondern die Identität allein durch die hinterlegte E-Mail-Adresse (E-Mail-Adresse, mit der man sich einloggt) und das Passwort nachgewiesen wird, kann man auch nur durch Eingabe dieser Daten auf den Account zugreifen.

Probleme können entstehen, wenn ein Mitarbeiter mit Zugang zu einem Social Media Account das Unternehmen verlässt und die Zugangsdaten nicht hinterlässt oder herausgeben will. Dies kann dazu führen, dass das Unternehmen keinen Zugriff mehr auf den Account hat und es schwierig ist, die Zugangsdaten zu erhalten. Um dieses Problem zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Zugangsdaten zentral zu verwalten, die Identität der zugriffsberechtigten Personen zu überprüfen und zu dokumentieren sowie mit den Mitarbeitern Verträge abzuschließen, die eine Rückgabe der Zugangsdaten an das Unternehmen bei Ausscheiden des Mitarbeiters vorsehen.

Übersicht über mögliche Lösungen:

• Zentralisierte Verwaltung: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die Kontrolle über die Zugangsdaten haben und dass mehrere Personen Zugriff darauf haben. So kann sichergestellt werden, dass immer jemand Zugriff auf das Konto hat, auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
• Dokumentation: Es ist wichtig, die Zugangsdaten zu dokumentieren und sicher aufzubewahren. So kann bei Bedarf schnell darauf zugegriffen werden.
• Verifizierung: Es ist wichtig, die Identität der Personen mit Kontozugriff zu verifizieren und zu dokumentieren. Dies kann dazu beitragen, Missbrauch und Unregelmäßigkeiten zu vermeiden.
• Verträge: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie Verträge mit ihren Mitarbeitern haben, in denen die Rückgabe der Zugangsdaten an das Unternehmen im Falle des Ausscheidens des Mitarbeiters aus dem Unternehmen geregelt ist.

Ohne Zugriffsmöglichkeit bleibt im Nachhinein nur die Möglichkeit, den Social-Media-Kanal über das Kennzeichen- und Namensrecht löschen zu lassen. Damit gehen aber auch die bisherigen Follower und Inhalte verloren, was wirtschaftlich schmerzlich ist, wenn der Account inzwischen eine große Followerzahl und Reichweite erreicht hat.

Will man also einen bestehenden Kanal, der ursprünglich auf den Namen eines Mitarbeiters registriert war (als dessen Inhaber dieser anzusehen ist, siehe oben), vorab auf das Unternehmen selbst übertragen, ist dies nur unter engen Voraussetzungen möglich, da die vertraglichen Beziehungen zwischen dem Mitarbeiter und der Plattform bestehen, nicht zwischen dem Unternehmen und der Plattform. Dies entschied das OLG Zweibrücken:

Das bedeutet im Klartext, dass die Inhaberschaft des Accounts nur mit Zustimmung des Plattformbetreibers auf das Unternehmen übertragen werden kann. Auf diese Zustimmung besteht kein Anspruch, so dass das Unternehmen letztlich auf den guten Willen der Plattform angewiesen ist.

Es ist daher dringend anzuraten, bereits bei der Einrichtung des Unternehmensaccounts die notwendigen Vorkehrungen zu treffen, um die Zugriffsmöglichkeit auf den Account auch zu einem späteren Zeitpunkt und bei personellen Veränderungen sicherzustellen, z.B. durch eine sinnvolle Verteilung der Administratorenrechte auf mehrere Personen.

Die folgenden Punkte sollten befolgt werden, um sicherzustellen, dass ein Unternehmensaccount auf Social-Media-Plattformen rechtskonform ist:

• Der Account sollte aus einem rein dienstlichen Personenaccount generiert werden und nur für dienstliche Zwecke genutzt werden.
• Der Account sollte auf eine neutrale, nicht personalisierte Firmen-E-Mail-Adresse registriert werden.
• Mehrere Administratoren (mindestens 3) oder Seiteninhaber sollten benannt werden, die Zugriff auf das Unternehmenskonto haben.
• Die Zugangsdaten sollten im Unternehmen hinterlegt werden, damit die Geschäftsführung und andere Führungskräfte Zugriff darauf haben.
• Regelungen in den Arbeitsvertrag oder eine vertragliche Zusatzvereinbarung sollten die Herausgabe der Zugangsdaten nach Ausscheiden des Arbeitnehmers regeln.
• Der Accountname sollte dem Firmennamen entsprechen oder diesen zumindest enthalten und nicht personalisiert sein. Als Kontaktdaten sollten nur die des Unternehmens angegeben werden.
• Das Unternehmen sollte eventuelle Nutzungsgebühren an die Social Media Plattform zahlen und nicht der einzelne Mitarbeiter. Das ist ein weiteres Indiz für die Zuordnung des Accounts.
• Das Unternehmen sollte die Kosten für den Account des Unternehmens auf den Social Media Plattformen selbst tragen.

Das Beispiel beschreibt eine Situation aus der Praxis eines Anwalts, in der ein Unternehmen Schwierigkeiten hat, Zugang zu einem YouTube-Konto zu erhalten, das von einer ehemaligen Mitarbeiterin eingerichtet wurde.

Ein großes Unternehmen, teilweise Weltmarktführer, hatte vor Jahren einen YouTube-Account eingerichtet, auf dem Werbefilme für die Produkte des Unternehmens hochgeladen wurden. In einigen dieser Filme spielte eine Schauspielerin mit. Es bestand ein Vertrag mit der Schauspielerin, aber die Filme durften nur für einen bestimmten Zeitraum, nämlich zwei Jahre, gezeigt werden. Der YouTube-Account wurde von einer ehemaligen Mitarbeiterin angelegt und ist seitdem in Vergessenheit geraten. Nun stellte das Unternehmen fest, dass sich die Filme mit der Schauspielerin noch immer auf dem Account befanden, obwohl die zwei Jahre längst abgelaufen waren. Das Unternehmen wandte sich an YouTube, um Zugang zu dem Konto zu erhalten, doch YouTube lehnte dies mit der Begründung ab, dass das Unternehmen nicht der Inhaber des Kontos sei und aus Datenschutzgründen keinen Zugang gewähren könne. Das Unternehmen behauptet, dass es der Inhaber des Kontos ist, da der Name des Kontos mit dem Namen des Unternehmens übereinstimmt und ein Link im Impressum des Kontos auf die Website des Unternehmens verweist.