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Social Media Account für das eigene Unternehmen erstellen
Worauf muss man achten? Welche Fehler sind zu vermeiden?

Veröffentlicht am

Zu einer zeitgemäßen Marketingstrategie gehört für viele Unternehmen heute auch eine Präsenz in den sozialen Medien. Kaum jemand möchte auf Instagram, Facebook und Co. verzichten. Doch wenn es darum geht, einen Account für das eigene Unternehmen zu erstellen, gibt es einige Fallstricke, in die man nicht tappen sollte. Im Folgenden wird erläutert, wie dies am besten gelingt.

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Die Ausgangssituation

Ein Unternehmen hat keinen Zugang mehr zu seinem Social Media Account. Auch die Social Media Plattform verweigert dem Unternehmen den Zugang. Warum passiert das immer wieder? Wieso dieser Fehler schon bei der Erstellung des Social Media Accounts entsteht und worauf man bei der Erstellung und vor allem auch bei der Administration seines Social Media Accounts achten muss, das erkläre ich euch in diesem Beitrag.

Aussperrung droht!
Achten Sie darauf wer Inhaber des Accounts wird!

Social-Media-Plattformen, die von ihrer Grundkonzeption her ursprünglich auf Privatpersonen zugeschnitten sind, verlangen regelmäßig auch für die Einrichtung eines Unternehmensaccounts ein persönliches Profil, das auf dem Vertragsschluss eines einzelnen Nutzers mit der Plattform beruht.
Der vermeintlich einfachste Weg für Unternehmen, der leider immer noch viel zu häufig gewählt wird, ist es daher, einfach einen Mitarbeiter mit der Erstellung und Pflege des Social Media Auftritts unter Nutzung seines privaten Accounts zu beauftragen.
Geschieht dies ohne richtiges Sicherheitskonzept und vor allem ohne Regelung, wie die Administration aussehen soll, kann es passieren, dass das Unternehmen später den Zugriff auf „seinen“ Social Media Account verliert, weil dieser von der Plattform verweigert wird. Die Begründung lautet dann meist in etwa: „Aus Datenschutzgründen können wir Ihnen keinen Zugang gewähren, da Sie nicht Eigentümerin dieses Accounts sind“.

Wer ist eigentlich Inhaber des Social Media Accounts?
Das Unternehmen oder der Mitarbeiter?

Die Inhaberschaft von Social-Media-Kanälen ist an den Vertragsschluss geknüpft. Inhaber - auch eines Unternehmensaccounts - ist daher grundsätzlich der Mitarbeiter, der diesen mit seinem privaten Account angelegt hat. Durch die Vorgaben der Plattform entsteht eine Verknüpfung zwischen dem Unternehmensaccount und dem privaten Account des Erstellers. Diese für Unternehmen teilweise ungünstige Rechtslage, wie sie sich aus den AGB der meisten Plattformen ergibt, wird von den Gerichten gebilligt (zuletzt z.B. wieder LG Köln, Beschluss vom 25.10.2021 - 28 O 363/21).

Da man sich bei der Registrierung des Accounts nicht weiter verifizieren muss, sondern die Identität allein durch die hinterlegte E-Mail-Adresse (E-Mail-Adresse, mit der man sich einloggt) und das Passwort nachgewiesen wird, kann man auch nur durch Eingabe dieser Daten auf den Account zugreifen.

Problemen nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern
wie kann man diese Probleme vermeiden?

Probleme können entstehen, wenn ein Mitarbeiter mit Zugang zu einem Social Media Account das Unternehmen verlässt und die Zugangsdaten nicht hinterlässt oder herausgeben will. Dies kann dazu führen, dass das Unternehmen keinen Zugriff mehr auf den Account hat und es schwierig ist, die Zugangsdaten zu erhalten. Um dieses Problem zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Zugangsdaten zentral zu verwalten, die Identität der zugriffsberechtigten Personen zu überprüfen und zu dokumentieren sowie mit den Mitarbeitern Verträge abzuschließen, die eine Rückgabe der Zugangsdaten an das Unternehmen bei Ausscheiden des Mitarbeiters vorsehen.

Übersicht über mögliche Lösungen:

  • Zentralisierte Verwaltung: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die Kontrolle über die Zugangsdaten haben und dass mehrere Personen Zugriff darauf haben. So kann sichergestellt werden, dass immer jemand Zugriff auf das Konto hat, auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
  • Dokumentation: Es ist wichtig, die Zugangsdaten zu dokumentieren und sicher aufzubewahren. So kann bei Bedarf schnell darauf zugegriffen werden.
  • Verifizierung: Es ist wichtig, die Identität der Personen mit Kontozugriff zu verifizieren und zu dokumentieren. Dies kann dazu beitragen, Missbrauch und Unregelmäßigkeiten zu vermeiden.
  • Verträge: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie Verträge mit ihren Mitarbeitern haben, in denen die Rückgabe der Zugangsdaten an das Unternehmen im Falle des Ausscheidens des Mitarbeiters aus dem Unternehmen geregelt ist.

Welche nachträglichen Möglichkeiten gibt es im Notfall?

Ohne Zugriffsmöglichkeit bleibt im Nachhinein nur die Möglichkeit, den Social-Media-Kanal über das Kennzeichen- und Namensrecht löschen zu lassen. Damit gehen aber auch die bisherigen Follower und Inhalte verloren, was wirtschaftlich schmerzlich ist, wenn der Account inzwischen eine große Followerzahl und Reichweite erreicht hat.

YouTube Video: Achtung ⚠ beim Erstellen eines Social Media Accounts für🕴Unternehmen
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Keinen Zugriff auf Unternehmen Social Media Account - was tun?

Account nur mit Zustimmung der Social-Media-Plattform übertragbar

Will man also einen bestehenden Kanal, der ursprünglich auf den Namen eines Mitarbeiters registriert war (als dessen Inhaber dieser anzusehen ist, siehe oben), vorab auf das Unternehmen selbst übertragen, ist dies nur unter engen Voraussetzungen möglich, da die vertraglichen Beziehungen zwischen dem Mitarbeiter und der Plattform bestehen, nicht zwischen dem Unternehmen und der Plattform. Dies entschied das OLG Zweibrücken:

„Die Vertragsbeziehung zwischen [einem ehemaliger Mitarbeiter, der den Account angelegt hatte] und der Beklagten [Social Media-Plattform] und damit zugleich die Inhaberschaft an dem Nutzerkonto sind nicht im Wege einer wirksamen Vertragsübernahme auf die Klägerin (Unternehmen) übertragen worden. Denn solches wäre nur durch einen gesonderten mehrseitigen Vertrag unter Beteiligung der Beklagten [Social Media-Plattform] möglich gewesen (OLG Zweibrücken, 4. Zivilsenat, Beschluss v. 15.09.2021 - 4 U 171/20).“

Das bedeutet im Klartext, dass die Inhaberschaft des Accounts nur mit Zustimmung des Plattformbetreibers auf das Unternehmen übertragen werden kann. Auf diese Zustimmung besteht kein Anspruch, so dass das Unternehmen letztlich auf den guten Willen der Plattform angewiesen ist.

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Kontrolle behalten - Aussperrung vermeiden

Es ist daher dringend anzuraten, bereits bei der Einrichtung des Unternehmensaccounts die notwendigen Vorkehrungen zu treffen, um die Zugriffsmöglichkeit auf den Account auch zu einem späteren Zeitpunkt und bei personellen Veränderungen sicherzustellen, z.B. durch eine sinnvolle Verteilung der Administratorenrechte auf mehrere Personen.

Leitfaden für die Praxis
Die folgenden Praxistipps sollen als Leitfaden dienen:

Der Unternehmensaccount sollte nicht aus einem privaten Personenaccount des Mitarbeiters generiert werden, sondern aus einem rein dienstlich genutzten Personenaccount. Der so generierte Unternehmensaccount sollte seinerseits ebenfalls rein dienstlich genutzt werden, d.h. nur dienstliche Inhalte veröffentlichen und keine Mischform aus privater und dienstlicher Nutzung oder gar eine rein private Nutzung darstellen. Damit ist eine klare Abgrenzung nach außen gegeben.

Der Account sollte auf eine neutrale, nicht personalisierte Firmen-E-Mail-Adresse registriert werden (z.B.: [email protected] oder [email protected]; nicht [email protected], etc.). In den meisten Gerichtsverfahren war strittig, wem der Kanal gehört. Bei der Entscheidung über die Inhaberschaft haben die Gerichte auch berücksichtigt, zu welchem Zweck der Channel eingerichtet wurde. Ein Indiz dafür kann sein, dass der Account nicht personenbezogen, sondern funktionsbezogen eingerichtet wurde. So spricht die Anmeldung unter einer allgemeinen, dem Unternehmen zuzuordnenden E-Mail-Adresse anstelle der Entwicklung aus einem privaten Mitarbeiter-Account für eine Inhaberschaft des Unternehmens selbst.

Sobald die Seite eingerichtet ist, müssen mehrere Administratoren (mindestens 3) oder Seiteninhaber benannt werden, die Zugriff auf das Unternehmenskonto haben. Damit ist sichergestellt, dass auch dann auf den Account zugegriffen werden kann, wenn einer der Administratoren nicht mehr für das Unternehmen tätig ist oder sein privater Account aus irgendeinem Grund gesperrt wurde.

Aus dem gleichen Grund ist es sinnvoll, die Zugangsdaten im Unternehmen so zu hinterlegen, dass die Geschäftsführung, ggf. auch die Marketingleitung etc. Zugriff auf die Kontodaten hat.

Da die Social-Media-Präsenzen regelmäßig von Arbeitnehmern eingerichtet und gepflegt werden, sollten Regelungen in den Arbeitsvertrag oder in eine vertragliche Zusatzvereinbarung aufgenommen werden, insbesondere dass der Unternehmens-Account für Zwecke des Arbeitsverhältnisses eingerichtet wird und die Zugangsdaten nach Ausscheiden des Arbeitnehmers herauszugeben sind.

Der Accountname sollte idealerweise dem Firmennamen entsprechen oder diesen zumindest enthalten. Auf keinen Fall sollte er auf einen einzelnen Mitarbeiter personalisiert sein (z.B. nicht Max Meier, Firma XY, etc.). Damit wird, wie auch durch die Verwendung einer neutralen Firmen-E-Mail-Adresse, nach außen deutlich gemacht, dass es sich um einen Account des Unternehmens handelt. Dies kann im Streitfall bei der gerichtlichen Klärung der Frage, wer Inhaber des Accounts ist, von Bedeutung sein.

Als Kontaktdaten dürfen nur die des Unternehmens angegeben werden, also die Firmenadresse, keine Privatadressen von Mitarbeitern. Sofern ein eigenes Impressum auf der Social Media Seite erstellt werden kann, sollte dies dort erfolgen. Ansonsten ist auch eine gut sichtbare Verlinkung auf das Impressum der Unternehmenswebsite zulässig und möglich, idealerweise als „sprechender“ Link.

Sofern Nutzungsgebühren an die Social Media Plattform zu entrichten sind, sollte das Unternehmen diese bezahlen und nicht der einzelne Mitarbeiter - ein weiteres Indiz für die Zuordnung des Accounts!

Kurze Zusammenfassung der Praxistipps

Die folgenden Punkte sollten befolgt werden, um sicherzustellen, dass ein Unternehmensaccount auf Social-Media-Plattformen rechtskonform ist:

  • Der Account sollte aus einem rein dienstlichen Personenaccount generiert werden und nur für dienstliche Zwecke genutzt werden.
  • Der Account sollte auf eine neutrale, nicht personalisierte Firmen-E-Mail-Adresse registriert werden.
  • Mehrere Administratoren (mindestens 3) oder Seiteninhaber sollten benannt werden, die Zugriff auf das Unternehmenskonto haben.
  • Die Zugangsdaten sollten im Unternehmen hinterlegt werden, damit die Geschäftsführung und andere Führungskräfte Zugriff darauf haben.
  • Regelungen in den Arbeitsvertrag oder eine vertragliche Zusatzvereinbarung sollten die Herausgabe der Zugangsdaten nach Ausscheiden des Arbeitnehmers regeln.
  • Der Accountname sollte dem Firmennamen entsprechen oder diesen zumindest enthalten und nicht personalisiert sein. Als Kontaktdaten sollten nur die des Unternehmens angegeben werden.
  • Das Unternehmen sollte eventuelle Nutzungsgebühren an die Social Media Plattform zahlen und nicht der einzelne Mitarbeiter. Das ist ein weiteres Indiz für die Zuordnung des Accounts.
  • Das Unternehmen sollte die Kosten für den Account des Unternehmens auf den Social Media Plattformen selbst tragen.

Beispiel aus der Rechtsanwalts-Praxis
Was kann man da machen?

Das Beispiel beschreibt eine Situation aus der Praxis eines Anwalts, in der ein Unternehmen Schwierigkeiten hat, Zugang zu einem YouTube-Konto zu erhalten, das von einer ehemaligen Mitarbeiterin eingerichtet wurde.

Ein großes Unternehmen, teilweise Weltmarktführer, hatte vor Jahren einen YouTube-Account eingerichtet, auf dem Werbefilme für die Produkte des Unternehmens hochgeladen wurden. In einigen dieser Filme spielte eine Schauspielerin mit. Es bestand ein Vertrag mit der Schauspielerin, aber die Filme durften nur für einen bestimmten Zeitraum, nämlich zwei Jahre, gezeigt werden. Der YouTube-Account wurde von einer ehemaligen Mitarbeiterin angelegt und ist seitdem in Vergessenheit geraten. Nun stellte das Unternehmen fest, dass sich die Filme mit der Schauspielerin noch immer auf dem Account befanden, obwohl die zwei Jahre längst abgelaufen waren. Das Unternehmen wandte sich an YouTube, um Zugang zu dem Konto zu erhalten, doch YouTube lehnte dies mit der Begründung ab, dass das Unternehmen nicht der Inhaber des Kontos sei und aus Datenschutzgründen keinen Zugang gewähren könne. Das Unternehmen behauptet, dass es der Inhaber des Kontos ist, da der Name des Kontos mit dem Namen des Unternehmens übereinstimmt und ein Link im Impressum des Kontos auf die Website des Unternehmens verweist.

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Fazit

Wenn man als Unternehmer keine Zugangsdaten zu einem Social-Media-Account hat, den ein ehemaliger Mitarbeiter eingerichtet hat, ist man nicht völlig rechtlos.
Du könntest namensrechtliche oder markenrechtliche Ansprüche geltend machen und den Account löschen lassen.
Möglicherweise kannst du auch aufgrund von Urheberrechtsverletzungen oder Persönlichkeitsverletzungen Ansprüche auf Löschung bestimmter Inhalte, wie z.B. Videos, geltend machen.
Es ist jedoch wichtig, dass du dich an einen Rechtsanwalt wendest, um zu besprechen, wie du am besten vorgehen kannst. Außerdem solltest du sicherstellen, dass du über alle notwendigen Beweise verfügst, um deine Ansprüche erfolgreich durchzusetzen.

Ansprechpartner
Rechtsanwalt Tobias Röttger, LL.M.

Tobias Röttger

Rechtsanwalt für Urheber- und Medienrecht

Rechtsanwalt Tobias Röttger, Medienrecht LL.M. – zertifizierter Datenschutzbeauftragter

Tobias Röttger ist Rechtsanwalt und Gesellschafter von gulden röttger rechtsanwälte. Er hat sich konsequent auf das geistige Eigentum, Social Media Recht, Recht am eigenen Bild, Medienrecht und sich die daraus ergebenden Datenschutzprobleme fokussiert. Rechtsanwalt Röttger ist zertifizierter Datenschutzbeauftragter TÜV©.

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